時間の節約をするのに、スケジュールをデジタル化するのはもはや必須です。日経ウーマンを読んでいて、いまだに紙の手帳を使っている人が多すぎて、驚きました。
紙の手帳、大好きでした。でもさよなら
中学時代から手帳が大好きでした。就職して10年ほどは、毎年クオバディスの手帳を買っていました。手帳カバーもコレクションしていて、毎年9月に来年分の手帳を買うのが楽しみ。そんな手帳大好き人間でした。
手帳のいいところは、
- 毎日、見れば予定がわかる
- いつ空いているかわかりやすい
- 日記としても使える
という点です。特にスケジュール管理は、時間を有効に使うためには必須。ダブウルブッキングや無駄な予定は入れたくないのです。雑誌の編集者という仕事柄、時間管理は特に徹底していました。
そんな私が、5年前に出会ったのがGoogleカレンダーです。最初は予定が決まるたびにGoogleカレンダーに入力するのが面倒でした。でもそれを習慣化すると、手書きの手帳の不便な点が見えてきて…。1ヶ月ほどで、紙の手帳にさよならしました。もう戻ることはないでしょう。
手帳をデジタル化するメリット
デジタル化して5年。私にとってスケジュールのデジタル化はもはや必須です。これがないと生活できないくらい、必要不可欠なアイテム。一度使いこなせば、もう紙の手帳には戻れません。
スマホでいつでもチェックできる
Googleカレンダーはスマホでいつでも確認可能です。パソコンから設定することもできますが、Googleアカウントで連携しているので、ログインすればどこからでもチェックできます。
スマホを持っていなくても、ネット環境さえあればチェックできるのがすごいところ。
手帳を持ち歩かなくていい
当然ですが、手帳を持ち歩く必要がありませんので、荷物が軽くなります。これは、私にはかなり利便性が上がりました。
クオバディスのエグゼプティブは15cm×15cmくらいのビッグサイズ。これが入るバッグを選ばないといけなかった！でも今はスマホが入れば大丈夫。小さなバッグが使えますね。
忘れない。リマインド機能あり
Googleカレンダーには「リマインド」機能があります。予定時刻の10分前にアラームを鳴らす、など自分で設定可能。
つまり、予定をいちいち記憶しておく必要がないのです。予定が入ったタイミングで「30分前に出発すればいいから、リマインドを30分前に設定」としておけば、スマホがおしらせしてくれます。
便利すぎる…。
住所入力可能
Googleカレンダーには、行き先住所を記入しておくことも可能。スケジュールを開いて、クリックすればグーグルマップにつながり、道案内が始まります。わざわざマップを開いて住所入力しなくていい！感動！これもめちゃくちゃ便利です。
カレンダーを公開すれば、相手の予定がわかる
これは上級者編ですが…。弊社ではGoogleカレンダーを使っているので、社員間では自由にスケジュールを確認できます。ミーティングがしたければ、相手のGoogleカレンダーを見て、空いているところにスケジュールを入れればOK。
ちなみに内容を「非公開」にすることもできますので、私はプライベートな予定は「非公開」にして入れています。そうすれば、そこに他の社員から予定を入れられてしまう…なんてことはありません。
友人同士でもこのシステムは使えます。が、スケジュールが全公開されるのと、そこまで使いこなせている友人は存在しないので、今のところは使用していません。配偶者や子どもとはGoogleカレンダーで、スケジュール共有したいかも。便利なんだもん…。
手帳をデジタル化するデメリット
今のところ、大きなデメリットは感じていませんが、リスクは認識しています。
イラストは残せない
デジタルカレンダーなので、手書きのイラストは残せません。
情報漏洩の可能性
自分のスケジュールをオンライン上にアップしているので、100％安全とは言えません。Googleに凄腕ハッカーがアタックして、見事打ち破った場合、カレンダーに入れている情報を全て盗まれる…というリスクがあります。紙の手帳も紛失すれば情報漏洩しますので、どちらがリスクが高いとは言えないと思います。
データが消える可能性
こちらも、データのバックアップをしていなければ、消えてしまうというリスクはあります。まあ、5年以上使っていますが、そのような事態になったことはありません。しかしこれからもないとは言い切れないのでリスクとして認識しておくべきでしょう。
またパスワードやアカウントIDが分からなくなってしまうと、データにアクセスできず終了します。
まとめ：スケジュールをデジタル化して余暇を生み出そう
メリットとデメリットがありますが、管理を簡略化することで、私には余暇が生まれました。本来なら手帳に書き込んだり、他の人と日程調整しているような時間が、今は自分のものです。
時間は有限です。
人は平等に年をとるし、元気な時間は限られているし、時間をお金に変えることができるし、1日24時間以上ある人はいません。
有限な時間の中で何をなすべきか、と考えた時に「管理するためにスケジュールを管理している」時間は無駄。ですから、できるだけデジタル化して、自分の自由にできる時間を増やし、資産運用や勉強、もちろんゆったりしたり。有意義に過ごすことが人生を豊かにする第一歩です。
▼余暇ができたらお金を生む仕組みづくりを
